Hoiva-adminetissä on kalenteri, joka on tarkoitettu sekä lomien että poissaolojen seuraamiseen ja hallintaan. Työntekijät voivat ehdottaa loma-aikansa ja syöttää poissaolot, kuten sairauslomat suoraan sähköiseen kalenteriin. Yksikön vastaava näkee alenterista työntekijöiden lomat ja poissaolot ja voi tehdä lomalistat. Yksikön vastaavan hyväksyttyä loma-ajat ja poissaolot, tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan.

Lomien ja poissaolojen syöttö

Työntekijä voi ehdottaa lomat syöttämällä lomatiedot Hoiva-adminetin lomakalenteriin ja työntekijät tekevät ilmoituksen myös sairauspoissaolosta poissaolokalenteriin. Liitteeksi voi tallentaa sairauslomatodistuksen.

Lomien ja poissaolojen hyväksyntä

Yksikön vastaava voi suunnitella loma-ajat kalenterin avulla ja määrittää loman tai poissaolon ajaksi henkilölle sijaisen. Työntekijän tallentaessa loma- tai poissaolotapahtuman se siirtyy yksikön vastaavalle tarkastettavaksi. Hyväksynnän yhteydessä Hoiva-adminet tarkistaa henkilön lomasaldot, jolloin lomia ei voida hyväksyä liikaa.

Hyväksymällä lomat ja poissaolot, kirjaa järjestelmä lomapalkan palkanlaskentaan ja vähentää vastaavasti kuukausipalkkaa tai kirjaa palkattomasta poissaolosta kuukausipalkan vähennyksen palkanlaskentaan. Yksikön vastaavan hyväksyttyä poissaolon sairauspoissaoloksi, järjestelmä kirjaa palkkoihin sairausajan palkan ja vähentää vastaavasti kuukausipalkkaa.

Kalenterinäkymästä yksikön vastaava näkee nopeasti haluamaltaan aikaväliltä haluamiensa työntekijöiden lomat ja poissaolot sekä niiden syyt. Kaikki työtekijöiden lomat ja poissaolot löytyvät arkistosta viisi  kalenterivuotta.