Matkalaskusovellus on tarkoitettu helpottamaan matkalaskujen tallennusta ja maksua. Matkalaskun avulla on mahdollista syöttää matkalaskut suoraan sähköisesti järjestelmään, josta ne siirtyvät esimiehelle hyväksyttäväksi.

Työntekijän tallentaessa tiedot suoraan Hoiva-adminettiin, matkalaskut voidaan aina maksaa palkanlaskennasta erillään. Automatiikan ansiosta käytössä on aina voimassaolevat verottajan hyväksymät kustannuskorvausten hinnat, kuten kilometrikorvaus tai päiväraha.

Matkalaskun syöttö

Työntekijä voi tallentaa työmatkan tiedot suoraan sähköiselle matkalaskulle paikasta ja ajasta riippumatta. Keskeneräiset matkalaskut näkyvät työntekijän etusivulla avoimissa tehtävissä, josta päästään suoraan täydentämään matkalaskun tietoja. Valmis matkalasku siirtyy välittömästi esimiehelle hyväksyttäviksi.

Matkalasku voidaan kohdistaa yksikölle tai asukkaalle. Matkalaskulle voidaan tallentaa tietoa matkan tarkoituksesta ja osallistujista. Matkalaskulle voidaan liittää matkaan liittyvät käteiskuitit, kuten hotellilaskut tai pysäköintikuitit. Lisäksi matkalaskut löytyvät työntekijän henkilökohtaisesta arkistosta vähintään viisi kalenterivuotta tilikauden päättymisestä.

Matkalaskun hyväksyntä

Hyväksymättömät matkalaskut näkyvät esimiehen etusivulla avoimissa tehtävissä, josta esimies pääsee tarkastamaan ja hyväksymään matkalaskut. Esimies voi tehdä korjauksia ja muutoksia matkalaskuun sekä ilmoittaa niistä työntekijälle sähköpostilla tai siirtää sen tarvittaessa takaisin työntekijälle muutosten tekoa varten.

Hyväksymällä matkalaskun se kirjautuu kirjanpitoon ja palkanlaskentaan verottajan vuosi-ilmoitusta varten automaattisesti.

Hyväksymällä matkalaskun kirjautuu se kirjanpitoon ja palkkatilastoihin verottajaa varten. Matkalasku siirtyy odottamaan maksuun hyväksyntää.

Voit myös tarkastella matkalaskujen tietoja tarkemmin valitsemalla muokkaa. Vastaavasti valitsemalla matkalaskun avoimeksi, palauttaa ohjelma matkalaskun takaisin korjattavaksi tekijälle.

Matkalaskujen tarkempi tarkastelu kertoo käyttäjän tekemät tiedot. Käyttäjät voivat skannata matkalaskun yhteyteen kuitteja, sekä antaa tarkemmat tiedot matkan tarkoituksesta ja vaadittavista korvauksista.

Ilmoitus-välilehdellä voit lähettää sähköpostitse tiedon matkalaskun tekijälle, esim. tekemistäsi muutoksista.