Hoiva-Adminetissa saapuvat laskut eivät tipahda enää paperisina kirjekuorina postilaatikkoosi, vaan valmiiksi tiliöityinä ruudullesi tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Saat sähköpostiisi tiedon aina kun sinulle on saapunut uusia tarkastettavia tai hyväksyttäviä ostolaskuja. Verkkolaskut saapuvat sähköisesti, mutta myös paperiset laskut on skannattu sähköiseen muotoon ja pääset tarkastelemaan niitä Hoiva-Adminetissa.

Hoiva-adminetin ostolaskujen käsittely ja hallinta on pitkälle automatisoitu. Ostolaskujen käsittelyprosessista vähenee useita työvaiheita entiseen verrattuna.

Paperisten laskujen vastaanotto

Paperisia laskuja varten avataan postilokeropalvelu, josta laskut muutetaan eli skannataan sähköiseen muotoon Hoiva-adminettiin. Enää ei tarvitse vastaanottaa laskuja paperisina toimistolle.

Verkkolaskujen vastaanotto

Verkkolaskut tulevat eri toimittajilta suoraan Hoiva-adminettiin. Admicomin toimesta hoidetaan verkkolaskuyhteyksien avaus operaattorille.

Laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen

Ostolaskut ohjautuvat tarkastettavaksi henkilölle, joka tavaran tai palvelun on tilannut. Tilauksen puuttuessa järjestelmässä, ohjautuu ostolasku tarkastettavaksi sille, joka palvelun tai tavaran on tilannut. Mikäli kohdistustieto puuttuu, tulee lasku tarkastettavaksi toimipisteen tai osaston vastaavalle.

Hoiva-adminet ohjaa sinulle hyväksyttäväksi kaikki tarkastetut tai sinulle tarkastukseen tulevat ostolaskut. Nämä voivat olla skannattuja- tai sähköisiä laskuja.

Laskujen maksaminen

Hyväksytyt laskut menevät automaattisesti maksuun joko erä-, kassa-alennus tai muuna haluttuna maksupäivänä. Järjestelmälle annetaan tilienkäyttöoikeus, jolloin laskut maksetaan automaattisesti määrätyltä tililtä tai, jos rahat eivät riitä yhdellä tilillä laskujen maksuun, järjestelmä kerää summan automaattisesti eri tileiltä. Käyttäessäsi Hoiva-adminettiä et tarvitse erillisiä pankkiohjelmia.

Laskujen tiliöinti ja siirto kirjanpitoon

Hoiva-adminet tiliöi laskut automaattisesti kirjanpitoa, asukkaiden käyttövarojen hallintaa ja kustannuslaskentaa varten. Kaikki lasku- ja maksutiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon.

Sähköinen arkisto

Laskut arkistoituvat automaattisesti Hoiva-adminetin arkistoon, josta niitä on helppo selailla tai vaikka laskuttaa eteenpäin.

Automaattiraportit

Hoiva-adminet muodostaa raportit automaattisesti. Viikkoraportit tulevat perjantaisin ja kuukausiraportit kuukauden viimeinen päivä, kaikki suoraan sähköpostiin. Ajantasaiset ja luotettavat raportit mahdollistavat yrityksen toiminnan reaaliaikaisen seurannan ja pystyt reagoimaan nopeasti muuttuneisiin tilanteisiin.